Come gestire da solo manutenzioni, servizi extra e pulizie delle tue unità, invece di lasciarle alla piattaforma — spiegato passo dopo passo, anche per chi non ha mai usato Telegram.
Per ogni tua unità puoi scegliere, in modo indipendente, due cose: chi riceve le segnalazioni di manutenzione e servizi extra (guasti, richieste di pulizia straordinaria, biancheria, ecc.) e chi organizza le pulizie di fine soggiorno. In entrambi i casi puoi lasciare tutto a noi (impostazione di partenza, nessuna azione richiesta) oppure gestirtele tu — ricevendo gli avvisi via email e, se vuoi, anche su Telegram.
I pagamenti (comprese le richieste di late check-out) restano sempre gestiti dalla piattaforma: questa guida riguarda solo dove arrivano le informazioni, non i soldi.
Vai nell'Area Proprietari, sezione Le mie unità, e clicca l'icona ⚙️ accanto all'unità che ti interessa. Si apre un pannello con due menu a tendina: uno per manutenzioni e servizi extra, uno per le pulizie. Per ciascuno scegli "Gestite dalla piattaforma" (nessun cambiamento) oppure "Le gestisco io".
Se scegli "Le gestisco io" su uno dei due menu, compare un campo Email per gli avvisi: scrivi l'indirizzo dove vuoi ricevere le notifiche (il tuo, o quello di chi si occupa materialmente delle pulizie/manutenzioni per te) e premi Salva impostazioni. Non serve nient'altro: da questo momento riceverai un'email a ogni segnalazione o a ogni check-out da organizzare.
Se vuoi essere avvisato più rapidamente (utile soprattutto per un late check-out confermato all'ultimo momento), puoi aggiungere anche un gruppo Telegram. Non è obbligatorio: l'email da sola funziona benissimo.
Se non hai mai usato Telegram, scaricalo dal Play Store (Android) o dall'App Store (iPhone) cercando "Telegram" e installalo come qualsiasi altra app.
Apri l'app, premi l'icona della matita/nuovo messaggio in basso a destra, poi "Nuovo gruppo". Aggiungi te stesso (e chiunque altro voglia far parte del gruppo, es. il tuo addetto alle pulizie — puoi anche aggiungerlo dopo, vedi sotto), dai un nome al gruppo (es. "Pulizie Villa Blu") e premi il segno di spunta per crearlo.
Dentro il gruppo appena creato, premi sulla lente di ricerca in alto e cerca @HouseRoomRentBot (il bot ufficiale di Book My Room). Selezionalo e premi "Aggiungi al gruppo".
Scrivi nel gruppo il messaggio /chatid e invialo. Il bot risponde subito con un codice simile a -1001234567890: è il "codice identificativo" di questo gruppo. Copialo (tienilo premuto sul testo e scegli "Copia").
Torna nell'Area Proprietari, riapri le impostazioni dell'unità (icona ⚙️) e incolla quel codice nel campo Chat ID Telegram, poi premi Salva impostazioni.
Se vuoi che anche il tuo addetto alle pulizie o un manutentore di fiducia riceva gli stessi avvisi, aggiungilo al gruppo Telegram in qualsiasi momento: apri il gruppo, premi sul nome del gruppo in alto, poi "Aggiungi membri" (o l'icona con il "+"), cerca la persona per numero di telefono o nome utente Telegram e confermala. Riceverà da quel momento tutti i messaggi del gruppo, esattamente come te.
Se scegli "Le gestisco io" per le pulizie, nell'Area Proprietari compare una nuova sezione, Prossimi check-out, con l'elenco delle date di partenza dei tuoi ospiti per le unità che gestisci da solo. Se un ospite ottiene un late check-out (partenza posticipata rispetto all'orario standard), lo vedrai segnalato accanto alla data con l'orario nuovo — è lo stesso orario che riceverai anche via email/Telegram non appena il late check-out viene confermato e pagato.
Rimettere un'unità in gestione piattaforma è semplice come attivarla: riapri le impostazioni (icona ⚙️) e riporta il menu su "Gestite dalla piattaforma". Non perdi nulla di quello che hai configurato: se in futuro riattivi l'autogestione, l'email e il codice Telegram che avevi inserito sono ancora lì.
Scrivici a info@book-my-room.com se qualcosa non è chiaro o non funziona come descritto qui.
For each of your units you can independently choose two things: who receives maintenance and extra-service reports (issues, extra cleaning requests, linen, etc.) and who organizes end-of-stay cleaning. In both cases you can leave everything to us (the default, no action needed) or manage them yourself — receiving alerts by email and, if you want, on Telegram too.
Payments (including late check-out requests) always stay handled by the platform: this guide only covers where information is sent, not money.
Go to the Owners Area, "My Units" section, and click the ⚙️ icon next to the unit you want. A panel opens with two dropdown menus: one for maintenance and extra services, one for cleaning. For each, choose "Handled by the platform" (no change) or "I handle it myself".
If you choose "I handle it myself" on either menu, a Notification email field appears: enter the address where you want to receive notifications (yours, or whoever actually handles cleaning/maintenance for you) and press Save settings. Nothing else is needed: from now on you'll get an email for every report or every check-out to organize.
If you want to be notified faster (especially useful for a late check-out confirmed at the last minute), you can also add a Telegram group. It's not required: email alone works fine.
If you've never used Telegram, download it from the Play Store (Android) or App Store (iPhone) by searching "Telegram" and install it like any other app.
Open the app, tap the pencil/new message icon in the bottom right, then "New Group". Add yourself (and anyone else who should be in the group, e.g. your cleaner — you can also add them later, see below), give the group a name (e.g. "Blue Villa Cleaning") and tap the checkmark to create it.
Inside the new group, tap the search icon at the top and search for @HouseRoomRentBot (Book My Room's official bot). Select it and tap "Add to Group".
Type /chatid in the group and send it. The bot immediately replies with a code like -1001234567890: this is the group's ID. Copy it (press and hold the text and choose "Copy").
Go back to the Owners Area, reopen the unit's settings (⚙️ icon) and paste that code into the Telegram chat ID field, then press Save settings.
If you want your cleaner or a trusted maintenance person to receive the same alerts, add them to the Telegram group any time: open the group, tap the group name at the top, then "Add Members" (or the "+" icon), search for them by phone number or Telegram username, and confirm. From then on they'll receive every message in the group, just like you.
If you choose "I handle it myself" for cleaning, the Owners Area shows a new section, Upcoming check-outs, listing your guests' departure dates for the units you manage yourself. If a guest gets a late check-out (a later-than-standard departure), you'll see it flagged next to the date with the new time — the same time you'll also receive by email/Telegram as soon as the late check-out is confirmed and paid.
Putting a unit back under platform management is as easy as turning it on: reopen the settings (⚙️ icon) and set the menu back to "Handled by the platform". You won't lose anything you configured: if you turn self-management back on later, the email and Telegram code you entered are still there.
Email us at info@book-my-room.com if anything is unclear or doesn't work as described here.